Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych
1.Definicje
1.1.
Pojęcia użyte w Procedurze mają następujące znaczenie:
Działanie Następcze
działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
Działanie odwetowe
bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.
Informacja o naruszeniu prawa
informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.
Informacja zwrotna
przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
Kodeks pracy
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm.).
Kontekst związany z pracą
przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.
Organ publiczny
naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w części IV Zakres Przedmiotowy niniejszej procedury.
Osoba, której dotyczy zgłoszenie
osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.
Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia
osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona.
Osoba powiązana z sygnalistą
osoba fizyczna, która może doświadczyć Działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny sygnalisty (tj. małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku przysposobienia oraz jej małżonek, a także osoba pozostająca we wspólnym pożyciu).
Pracodawca
pracodawca w rozumieniu art. 3 Kodeksu pracy.
Pracownik
osoba zatrudniona przez Spółkę, bez względu na rodzaj zawartej umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, rodzaj wykonywanej pracy i zajmowane stanowisko.
Sygnalista
osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.
Procedura
niniejsza wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych obowiązująca w Spółce.
Spółka lub Podmiot Prawny
MERA FUND SP. Z O.O. z siedzibą w Katowicach, pod adresem: ul. Dworska 7/1, 40-584 Katowice.
Ujawnienie publiczne
podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej (w tym za pośrednictwem mediów).
Upoważniony Zespół do przyjmowania Zgłoszeń
komisja składająca się z upoważnionych przez Zarząd Spółki osób zatrudnionych w Spółce, odrębnie upoważnionych do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.
Upoważniony Zespół do podejmowania Działań Następczych
komisja składająca się z upoważnionych przez Zarząd Spółki osób, odrębnie upoważnionych do podejmowania działań następczych.
Zgłoszenie
zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne.
Zgłoszenie w złej wierze
zgłoszenie na podstawie Procedury przez Sygnalistę, który nie miał uzasadnionej podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie jego dokonywania.
Zgłoszenie wewnętrzne
elektroniczne przekazanie informacji Spółce o naruszeniu prawa.
Zgłoszenie zewnętrzne
przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa zgodnie z procedurą ustanowioną przez ten organ.
Ustawa
ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 928 z późn. zm.).
2.Podstawa i cel Procedury
2.1.
Procedura reguluje prawa i obowiązki Sygnalistów, w tym Pracowników oraz Spółki będącej Pracodawcą, a także innych osób, które obejmuje swym zakresem Ustawa.
2.2.
Celem Procedury jest budowanie i wzmacnianie świadomości Sygnalistów, w tym Pracowników, na temat zapobiegania występowania Naruszeń, a także usystematyzowanie przebiegu postępowania wyjaśniającego w związku z otrzymanym zgłoszeniem dotyczącym Naruszeń zaistniałych w Spółce. Procedura określa, kto może dokonać zgłoszenia, w jaki sposób, co dzieje się z otrzymanym zgłoszeniem oraz jakie prawa przysługują Sygnalistom. Procedura nie wpływa na obowiązek przestrzegania jakichkolwiek ustawowych obowiązków przez Sygnalistów.
2.3.
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
- Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. U. UE. L. z 2019 r. Nr 305, str. 17 z późn. zm.).
3.Zakres podmiotowy — Sygnalista
3.1.
Procedura jest skierowana w szczególności do wszystkich Sygnalistów, którzy dokonują zgłoszenia o naruszeniu prawa, na podstawie informacji, które zostały uzyskane w kontekście związanym z pracą. Domniemywa się, że każda osoba, którą niniejsza Procedura uprawnia do dokonania zgłoszenia, działa w dobrej wierze i przekazuje prawdziwe informacje.
3.2.
Procedura, na podstawie Ustawy, odnosi się do Sygnalisty będącego:
- Pracownikiem i współpracownikiem oraz byłymi pracownikami i współpracownikami ZASI,
- osobą działającą w imieniu i na rzecz ZASI,
- podmiotem, któremu ZASI powierzyło do wykonania czynności z zakresu zarządzania (outsourcing),
- wszelkimi innymi osobami w jakikolwiek sposób powiązanymi z ZASI, w szczególności: akcjonariusze, wspólnicy, osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia nieprawidłowości, osoby powiązane z sygnalistą, praktykanci, stażyści lub kandydaci do zatrudnienia, jeśli informacje dotyczące nieprawidłowości pozyskali w trakcie procesu rekrutacji lub innych procesów poprzedzających nawiązanie stosunku zatrudnienia lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług na rzecz ZASI.
Osoby wyżej wymienione są określane w Procedurze jako „Sygnaliści".
4.Zakres przedmiotowy
4.1.
Procedura odnosi się do naruszeń prawa będących działaniem lub zaniechaniem niezgodnym z prawem lub mającym na celu obejście prawa i dotyczącym:
- podmiotów powiązanych z ZASI,
- osoby fizycznej uprawnionej do reprezentowania ZASI,
- Pracowników i współpracowników ZASI w związku ze świadczeniem pracy na jego rzecz,
- podwykonawcy albo innego przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn zabroniony pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej z ZASI,
- pracownika lub współpracownika albo osoby upoważnionej do działania w interesie lub na rzecz przedsiębiorcy niebędącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej przez tego przedsiębiorcę z ZASI.
Wyżej wymienione przypadki naruszenia prawa są określane w Procedurze jako „Naruszenie".
4.2.
Sygnaliści mogą dokonywać zgłoszeń naruszeń już zaistniałych (do których już doszło) lub potencjalnych (do których prawdopodobnie dojdzie).
5.Zasady dokonywania zgłoszeń
5.1.
Sygnalista może dokonać Zgłoszenia w każdym czasie.
5.2.
Spółka ustanawia następujący sposób dokonywania Zgłoszeń (zwany także wewnętrznym kanałem dokonywania Zgłoszeń):
Zgłoszenia przyjmowane są przez Spółkę wyłącznie w postaci elektronicznej (za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej) poprzez dedykowaną skrzynkę mailową prowadzoną pod adresem: sygnalista@merafund.pl
5.3.
Sygnalista wysyła Zgłoszenie z adresu poczty elektronicznej (tj. ze skrzynki mailowej), która stanowi adres do kontaktu z Sygnalistą, chyba że w Zgłoszeniu Sygnalista wskaże inny adres poczty elektronicznej do kontaktu niż ten, z którego dokonuje Zgłoszenia. Upoważniony Zespół do przyjmowania Zgłoszeń ma obowiązek potwierdzenia Sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.
5.4.
Dokonując Zgłoszenia, Sygnalista powinien przedstawić w sposób możliwie pełny informacje związane z Naruszeniem, w celu właściwego i możliwie szybkiego przyjęcia Zgłoszenia oraz rozpatrzenia sprawy. Każde Zgłoszenie powinno zawierać jasny opis zgłaszanego Naruszenia i okoliczności, w jakich do zdarzenia doszło lub dochodzi. Zgłoszenie powinno zawierać również informacje uzupełniające opis problemu, w szczególności:
- imię i nazwisko zgłaszającego,
- jakiego naruszenia dotyczy Zgłoszenie,
- datę i miejsce zaistnienia Naruszenia,
- informację o częstotliwości zaistnienia Naruszenia,
- wskazanie, kto dopuścił się Naruszenia,
- wskazanie ewentualnych świadków, którzy mogliby potwierdzić opisywaną nieprawidłowość,
- wskazanie bądź załączenie, w miarę możliwości, innych dowodów potwierdzających opisywaną nieprawidłowość.
5.5.
Sygnalista jest zobowiązany do traktowania posiadanych przez siebie informacji jako tajemnicy przedsiębiorstwa i do powstrzymania się od publicznego ujawniania ich, poza sytuacjami, w których nakazują to obowiązujące przepisy prawa. Należy pamiętać, że sposób zgłaszania Naruszeń przewidziany w niniejszej Procedurze nie służy do szeroko rozumianego składania skarg i zażaleń ani do zgłaszania problemów personalnych lub też naruszeń prawa pracy. Takie powinny być w pierwszej kolejności kierowane do bezpośredniego przełożonego lub Działu HR Spółki. Udzielenie niepełnych informacji może spowodować, że Zgłoszenie będzie rozpatrywane dłużej, bądź niepełne informacje nie wystarczą do ustalenia okoliczności związanych z Naruszeniem.
5.6.
Jeżeli do Spółki wpłynęło Zgłoszenie za pośrednictwem innych kanałów zgłaszania Naruszeń aniżeli określone w Procedurze, Zgłoszenie niezwłocznie i bez wprowadzania zmian przekazywane jest Upoważnionemu Zespołowi do przyjmowania Zgłoszeń. Osoby, które zapoznały się ze Zgłoszeniem przekazanym Spółce w inny sposób aniżeli poprzez kanał Zgłaszania Naruszeń określony w Procedurze, zobowiązane są do zachowania w poufności faktu otrzymania Zgłoszenia oraz wszelkich informacji wskazanych w Zgłoszeniu, do których uzyskały dostęp. Upoważniony Zespół do przyjmowania Zgłoszeń identyfikuje zgłaszającego Naruszenie i poucza go o konieczności dokonania Zgłoszenia zgodnie z Procedurą, a jeżeli Zgłoszenie umożliwia jego rozpatrzenie zgodnie z Procedurą, rozpatruje Zgłoszenie.
6.Zasady podejmowania działań następczych
6.1.
Zgłoszenia są przyjmowane i rozpatrywane zgodnie z poniższymi zasadami:
- Poufność — przyjmowanie i weryfikacja otrzymanych Zgłoszeń, podejmowanie Działań Następczych i związane z tym przetwarzanie danych osobowych przez Spółkę każdorazowo wiąże się z podjęciem działań uniemożliwiających uzyskanie dostępu do tych informacji przez osoby nieupoważnione. Spółka zapewnia ochronę poufności tożsamości Sygnalisty i osoby, której dotyczy Zgłoszenie. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty. Zasady tej nie stosuje się, gdy ujawnienie danych osobowych Sygnalisty jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
- Upoważnienie — do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania Działań Następczych oraz przetwarzania danych osobowych Sygnalistów i osób, których dotyczy zgłoszenie, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Spółki. Osoby te są obowiązane do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w związku z otrzymanym Zgłoszeniem.
- Bezstronność — Spółka zapewnia, że Upoważniony Zespół do podejmowania Działań Następczych będzie dokonywać weryfikacji zgłoszeń w sposób bezstronny. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczyć będzie członka Upoważnionego Zespołu do przyjmowania Zgłoszeń i podejmowania Działań Następczych, Zarząd Spółki wyznaczy inną upoważnioną osobę lub osoby do rozpatrzenia Zgłoszenia.
- Anonimowość — Spółka nie przewiduje możliwości anonimowego zgłaszania Naruszeń. W przypadku dokonania Zgłoszenia za pomocą skrzynki mailowej bez podania swojej tożsamości (anonimowość), Upoważniony Zespół do przyjmowania zgłoszeń zwróci się w odpowiedzi e-mail do Sygnalisty o podanie jego tożsamości. W przypadku braku ujawnienia swojej tożsamości przez Sygnalistę w terminie co najmniej 7 dni od dnia wezwania do ujawnienia tożsamości, Upoważniony Zespół do przyjmowania zgłoszeń poinformuje Sygnalistę, że jego anonimowe Zgłoszenie pozostaje bez rozpoznania.
6.2.
Wszelkie Zgłoszenia, do których zastosowanie ma Procedura, rozpatrywane będą przez Upoważniony Zespół do przyjmowania Zgłoszeń i podejmowania Działań Następczych, dedykowany do dokonywania weryfikacji zgłoszenia i dalszej komunikacji z Sygnalistą, w tym do występowania o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej.
6.3.
Po przyjęciu Zgłoszenia podejmowane są Działania Następcze. Podstawowym Działaniem Następczym jest niezwłoczne wszczęcie postępowania wyjaśniającego. Upoważniony Zespół do podejmowania Działań Następczych postępuje z zachowaniem należytej staranności, według następujących zasad:
- dokonuje szczegółowej weryfikacji Zgłoszenia o Naruszeniu,
- jeżeli Zgłoszenie jest oczywiście bezzasadne, w szczególności nie wypełnia definicji Naruszenia lub zawiera nieprawdziwe informacje, pozostawia się je bez rozpoznania. W takiej sytuacji Upoważniony Zespół do podejmowania Działań Następczych odnotowuje okoliczność otrzymania informacji za pośrednictwem kanału zgłaszania Naruszeń i czyni wzmiankę, że otrzymana informacja nie stanowi Zgłoszenia w rozumieniu Procedury, a w konsekwencji nie podlega rozpoznaniu,
- w odpowiedzi na zgłoszone naruszenie Upoważniony Zespół do podejmowania Działań Następczych może zadawać dodatkowe pytania lub prosić o dodatkowe dokumenty, aby uzupełnić otrzymane informacje,
- Upoważniony Zespół do podejmowania Działań Następczych jest uprawniony przeprowadzać rozmowy z: osobami, które zostały wskazane w zgłoszeniu jako podejrzane o dokonanie Naruszenia, świadkami Naruszenia, osobami, które posiadają wiedzę na temat Naruszenia oraz — o ile jest to możliwe — z Sygnalistą,
- Upoważniony Zespół do podejmowania Działań Następczych sporządza zwięzły raport z postępowania wyjaśniającego i przekazuje go Zarządowi Spółki. Raport zawiera ustalenie stanu faktycznego, opis Naruszenia i ewentualnie podstawę prawną oraz rekomendację odnośnie środków, jakie mogą zostać zastosowane w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa lub procedury wewnętrznej,
- Upoważniony Zespół do podejmowania Działań Następczych ma prawo wyznaczenia do współpracy w postępowaniu wyjaśniającym osób o odpowiedniej wiedzy i kwalifikacjach do uczestniczenia w postępowaniu, w tym przełożonego sygnalisty. Osoby te są zobowiązywane do zachowania poufności, z wyjątkiem osób, na których obowiązek ten ciąży na mocy przepisów o tajemnicy zawodowej.
6.4.
Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Zarząd Spółki na podstawie otrzymanego raportu podejmuje decyzję o środkach, jakie zostaną zastosowane w przypadku potwierdzenia Naruszenia. W szczególności możliwe jest:
- podjęcie działań wewnętrznych mających na celu usunięcie skutków Naruszenia oraz zapobieżenie popełnianiu tego rodzaju Naruszeń w przyszłości,
- zarządzenie działań zabezpieczających majątek oraz minimalizujących ewentualnie zaistniałą szkodę,
- dokonanie zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa lub o podejrzeniu popełnienia wykroczenia,
- zawiadomienie organu administracji publicznej, jeżeli prawo tego wymaga,
- zgłoszenie naruszenia ochrony danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
6.5.
Postępowanie wyjaśniające i Działania Następcze powinny zakończyć się w rozsądnym terminie. Długość rozpatrywania Zgłoszenia zależy od złożoności stanu faktycznego konkretnego Zgłoszenia i ilości niezbędnych do wykonania czynności. Maksymalny termin na przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej nie może przekraczać 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia lub — w przypadku nieprzekazania potwierdzenia Sygnaliście — 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania Zgłoszenia przez Sygnalistę.
6.6.
Każdorazowo informacje na temat otrzymanego Zgłoszenia są wpisywane do rejestru zgłoszeń.
6.7.
Jeżeli Zgłoszenie dotyczy ochrony danych osobowych, niezwłocznie informowany jest pełnomocnik do spraw ochrony danych osobowych Spółki, który podejmuje działania zgodnie z obowiązującą w Spółce Polityką ochrony danych osobowych. Zgłoszenia dotyczące ochrony danych osobowych weryfikowane są we współpracy Upoważnionego Zespołu do podejmowania Działań Następczych z pełnomocnikiem do spraw ochrony danych osobowych Spółki.
6.8.
Upoważniony Zespół do przyjmowania Zgłoszeń i podejmowania Działań Następczych jest szkolony w zakresie przyjmowania Zgłoszeń i podejmowania Działań Następczych, zmian prawnych oraz jest zobowiązany do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskał w ramach swojego działania.
7.Rejestr zgłoszeń
7.1.
Upoważniony Zespół do przyjmowania Zgłoszeń i podejmowania Działań Następczych prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych. Spółka jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w prowadzonym rejestrze zgłoszeń wewnętrznych. W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych zbierane są następujące dane:
- numer zgłoszenia,
- przedmiot naruszenia,
- dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
- adres do kontaktu sygnalisty,
- data dokonania zgłoszenia wewnętrznego,
- informacja o podjętych Działaniach Następczych,
- data zakończenia sprawy.
7.2.
Czas przechowywania danych osobowych i pozostałych informacji w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych wynosi 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania Następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
8.Ochrona Sygnalisty
8.1.
Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane Działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
8.2.
Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane Działania odwetowe, polegające w szczególności na:
- odmowie nawiązania stosunku pracy,
- wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy,
- niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony — w przypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
- obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę,
- wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu,
- pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń,
- przeniesieniu na niższe stanowisko pracy,
- zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
- przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty,
- niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
- negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy,
- nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
- przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu,
- mobbingu,
- dyskryminacji,
- niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu,
- wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
- nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania,
- działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego,
- spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu,
- wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
8.3.
Ochrona, o której mowa w ust. 8.2., nie przysługuje w przypadku dokonania przez Sygnalistę Zgłoszenia w Złej Wierze lub przez Sygnalistę, który jednocześnie jest zaangażowany w Naruszenie. W przypadku dokonania Zgłoszenia przez Sygnalistę działającego w dobrej wierze, który był zaangażowany w zgłoszone Naruszenie, dokonanie takiego Zgłoszenia będzie stanowić istotną okoliczność łagodzącą w stosunku do Sygnalisty. Wszelkie okoliczności łagodzące mogą zostać uwzględnione wyłącznie w sytuacji, kiedy Zgłoszenie Naruszenia nastąpiło niezwłocznie oraz gdy w momencie Zgłoszenia Pracodawca nie posiadał wiedzy o takim Naruszeniu.
8.4.
Spółka podejmuje wszelkie środki mające na celu zapewnienie Sygnalistom ochrony, według zasad określonych w Procedurze, w szczególności przed dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.
8.5.
Spółka zapewni Pracownikom własnym, którzy mogą być Sygnalistami, szkolenia, m.in. w zakresie kanałów Zgłaszania nieprawidłowości, zapewnienia poufności czy też środków mających na celu ochronę Sygnalisty przed Działaniami odwetowymi.
8.6.
Pracodawca podejmie proporcjonalne i odstraszające środki prawne wobec osób, które będą:
- utrudniać lub podejmować próby utrudniania dokonywania Zgłoszeń,
- podejmować Działania odwetowe wobec Sygnalistów,
- dokonywać Zgłoszeń w Złej Wierze,
- naruszać obowiązek utrzymania w tajemnicy informacji uzyskanych w związku ze Zgłoszeniem, w tym w szczególności co do tożsamości Sygnalistów.
8.7.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega karze grzywny, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Ponadto osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego Zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego Zgłoszenia.
9.Zgłoszenia zewnętrzne
9.1.
Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. W takiej sytuacji organem publicznym jest Rzecznik Praw Obywatelskich.
9.2.
Zgłoszenia zewnętrzne, jeżeli Rzecznik Praw Obywatelskich tak postanowi, mogą być anonimowe lub umożliwiające identyfikację Sygnalisty, mogą być dokonane zarówno ustnie, w formie pisemnej lub elektronicznej.
9.3.
W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji o podjętych działaniach następczych w zgłoszeniu zewnętrznym sygnalista podaje adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej.
9.4.
Rzecznik Praw Obywatelskich ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, która określa w szczególności tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo.
10.Ochrona danych osobowych
10.1.
Postanowienia ogólne:
- Spółka, po otrzymaniu Zgłoszenia, może w celu jego weryfikacji oraz podjęcia Działań Następczych zbierać i przetwarzać dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie, nawet bez jej zgody.
- Wszelkie działania i dokumenty w ramach postępowań wyjaśniających oraz stanowiące realizację postanowień niniejszej Procedury powinny być prowadzone zgodnie z zasadą poufności i ochrony danych, w tym danych osobowych oraz tajemnicy przedsiębiorstwa.
- Dokumenty sporządzone w ramach działań wynikających z niniejszej Procedury powinny być przechowywane w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z nimi przez osoby trzecie — w zamkniętych szafach lub na nośnikach danych zabezpieczonych hasłem.
10.2.
Klauzula informacyjna:
Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) informuje się, iż:
- Administratorem danych osobowych jest MERA FUND Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach (adres: ul. Dworska 7/1, 40-584 Katowice).
- Kontakt z Pełnomocnikiem do spraw Ochrony Danych Osobowych: Marcin Grolik lub pod adresem sygnalista@merafund.pl (z dopiskiem „Do Pełnomocnika do spraw Ochrony Danych Osobowych").
- Dane osobowe Sygnalisty przetwarzane będą w oparciu o przepisy prawa i wyłącznie w celach związanych z zarządzaniem zgłoszeniem dotyczącym nieprawidłowości określonych w Procedurze postępowania ze zgłoszeniami, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Dane osobowe Sygnalisty przechowywane będą przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania Następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
- Z zastrzeżeniem powyższego, w przypadku konieczności przetwarzania danych osobowych w związku z dochodzeniem przez Sygnalistę roszczeń w stosunku do administratora na drodze sądowej, administrator będzie mógł przechowywać dane Sygnalisty do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie wyżej wymienionych okresów dane będą usuwane.
- Sygnalista posiada prawo do żądania od administratora dostępu do swoich danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia, uzupełnienia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych. Posiada również prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, przy czym cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.
- Sygnalista posiada prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Odbiorcą danych osobowych Sygnalisty będzie administrator i upoważnieni przez niego pracownicy oraz Członkowie Zespołu Compliance, którzy gwarantują, iż przetwarzają dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Dane nie będą przekazywane poza Unię Europejską.
11.Postanowienia końcowe
11.1.
Niniejsza Procedura została poddana konsultacjom z przedstawicielami pracowników Spółki.
11.2.
Zmiany Procedury mogą być wprowadzane przez Spółkę po dokonaniu konsultacji z przedstawicielami pracowników Spółki.
11.3.
Niniejsza Procedura wchodzi w życie z dniem 25 września 2024 r.
Katowice, dnia 18.09.2024 r.
Podpisy członków Zarządu